Quel est l’objectif de notre Politique de confidentialité et à qui s’adresse-t-elle?
Au Véloclub Saint-Hyacinthe, le respect de votre vie privée nous tient à cœur. C’est pour cette raison que nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que vous nous confiez, et ce, conformément aux lois en vigueur. Notre Politique de confidentialité (ci-après, la « Politique ») décrit pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels, comment ils sont utilisés et à qui il peut nous arriver de les communiquer.
Cette Politique complète et précise nos engagements de confidentialité et les choix pouvant vous être proposés lors de nos interactions.
En cas de divergence entre cette Politique et les dispositions se trouvant dans vos contrats d’assurance, ces dernières prévaudront.
Notre Politique s’adresse à tout individu dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués par le Véloclub Saint-Hyacinthe dans le cadre de ses activités, notamment :
• Si vous êtes ou avez été en relation d’affaires avec le Véloclub Saint-Hyacinthe;
• Si vous êtes ou avez été autorisé à agir pour le compte d’une autre personne en vertu d’un contrat, d’une instruction ou de la loi;
• Si vous êtes dirigeant, administrateur ou actionnaire d’une entreprise;
• Si vous nous avez demandé de l’information;
• Si vous avez communiqué avec nous;
• Si vous faites ou avez fait partie d’une relation commerciale avec nous ou avec nos partenaires et fournisseurs;
• Si vous avez pris contact avec nous lors d’événements ou participé à un concours;
• Si vous naviguez sur notre site Web.
Elle s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons des renseignements personnels sur vous, y compris après la fin d’une relation d’affaires ou de nos interactions avec vous, soit jusqu’à la destruction de vos renseignements personnels.
Quels renseignements personnels recueillons-nous et comment procédons-nous?
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir plusieurs renseignements personnels sur vous. Qu’entendons-nous par « renseignement personnel »? Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Le saviez-vous? Les renseignements concernant une entreprise ne sont généralement pas des renseignements personnels, car ils ne concernent pas un individu (une personne physique).
Les renseignements que nous recueillons varient en fonction de votre situation et de la relation d’affaires que nous avons avec vous. Ces renseignements peuvent faire partie d’une ou plusieurs catégories ci-dessous.
Nous ne recueillons vos renseignements personnels que s’il est nécessaire de le faire. Nous décrivons ici les différentes catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir sur vous, en donnant quelques exemples :
Renseignements liés à votre identité
• Nom et adresse
• Coordonnées
• Date de naissance
• Genre
Renseignements liés à vos choix et à vos préférences
• Vos préférences de communication
Renseignements liés à vos interactions avec nous
• Enregistrements sonores ou vidéos
• Communications écrites
• Réponses à vos questions
Nous pouvons également recueillir tout autre renseignement que vous pourriez nous fournir de temps à autre.
Comment les recueillons-nous?
Dans le cours de nos interactions avec vous, nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons. En règle générale, cette collecte s’effectue directement auprès de vous, mais il est possible qu’elle soit effectuée auprès de tiers.
Auprès de vous
Dans la plupart des cas, nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous. Par exemple, il pourrait s’agir des renseignements que vous nous fournissez lors d’une demande d’adhésion. Il peut aussi s’agir de renseignements produits, obtenus ou déduits par l’utilisation de nos produits et services.
Auprès de personnes ou de produits liés
Il est possible que nous recueillions des renseignements via d’autres personnes. Dans certaines circonstances, il est possible que ces personnes nous fournissent des renseignements additionnels sur vous.
Auprès de sources externes, publiques ou privées
Voici quelques exemples de sources externes desquelles nous pourrions recueillir des renseignements sur vous. Nous obtenons généralement votre consentement avant la collecte de vos renseignements, mais il est possible que nous agissions sans l’obtenir, si la loi le permet. Dans tous les cas, nous ne le faisons que si la collecte est nécessaire pour vous offrir nos produits et services.
• Fournisseurs de services
• Partenaires commerciaux
• Organismes réglementaires
• Registres publics et documents officiels
• Site Internet et médias sociaux
Nous pouvons recueillir vos renseignements de plusieurs façons, comme par téléphone, par des moyens numériques ou par d’autres technologies.
Avec votre consentement, nous pouvons utiliser des technologies comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage sur vous. Il en sera le cas, par exemple, lorsque vous vous connectez à votre Ride with GPS. Ces technologies peuvent aussi nous aider à prendre des décisions pour vous offrir le meilleur produit ou service.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour plusieurs raisons. Les utilisations varieront en raison de plusieurs facteurs comme les produits que vous détenez, vos réclamations et la nature de nos interactions.
Dans tous les cas, nous n’utilisons les renseignements personnels que s’il est nécessaire de le faire.
Nous illustrons ci-dessous les raisons pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels en vous fournissant plusieurs exemples :
Créer votre dossier et vous identifier
• Valider votre identité et vos renseignements
• Mettre à jour votre dossier
Vous offrir les produits et services demandés
• Vous conseiller sur les produits vous convenant le mieux
• Faire des recommandations quant à certaines actions à prendre
• Obtenir votre opinion sur votre expérience en lien avec une interaction que vous avez eue avec nous
• Traiter vos plaintes et vos insatisfactions
Vous proposer des produits liés
• Vous proposer des produits qui pourraient vous intéresser en fonction des produits pour lesquels vous avez des droits à titre personnel ou de représentant
Assurer une bonne gestion des risques et de nos opérations
• Prévenir et détecter la fraude
• Effectuer des vérifications diligentes ou des transactions commerciales
• Analyser la performance de nos produits et services
• Concevoir ou modifier nos produits
• Améliorer ou créer des nouvelles façons de faire ou pratiques
Assurer et améliorer la sécurité de vos renseignements
• Prévenir et détecter la fraude
• Surveiller les activités dans votre dossier et nos systèmes
• Collaborer avec des tiers afin de prévenir ou réprimer un crime ou une infraction
• Mener des enquêtes
Se conformer aux exigences légales
• Répondre à nos exigences fiscales, comptables ou financières
• Répondre aux demandes, mandats ou ordonnances judiciaires ou émanant d’autorités réglementaires
Faire bénéficier de votre statut de membre
• Vous inviter aux assemblées
• Déterminer votre admissibilité
Vous faire bénéficier de vos choix
• Personnaliser votre expérience à l’aide de l’analyse de votre situation, de vos besoins et de vos habitudes
• Communiquer avec vous pour vous transmettre des offres personnalisées
• Mieux vous connaître
En tant qu’OSBL, nous utilisons ou concevons des modèles et des études statistiques pour l’une ou l’autre des raisons évoquées ci-dessus. Ces modèles peuvent utiliser vos renseignements lorsqu’il est nécessaire de le faire. Dans certains cas, l’utilisation de ces modèles permet de créer ou de déduire des renseignements sur vous.
Nous tâchons de respecter les meilleurs principes en matière de protection des renseignements personnels. Nous mettons en place des encadrements stricts sur l’utilisation des données et des mesures pour réduire les risques, comme la dépersonnalisation ou le retrait d’identifiants lorsqu’il est possible de le faire en utilisant ces modèles et études statistiques.
Nous respecterons vos choix lorsque vous nous donnerez votre consentement. Par exemple, en cas de refus total de ces choix, nous n’utiliserons pas ces modèles pour adapter les publicités que nous vous faisons. Il est également possible que certaines décisions que nous prenons soient fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels. Dans de tels cas, vous en serez informé au moment de la décision et pourrez en demander une révision, le cas échéant. Étant toujours à l’affût des développements technologiques pour mieux vous servir, le Véloclub Saint-Hyacinthe peut avoir recours à des outils d’aide à la décision.
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Nous ne vendrons jamais vos renseignements personnels.
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers pour l’une ou l’autre des fins décrites dans cette Politique. Cette communication se fait toujours dans un but légitime lorsqu’il est nécessaire de le faire et nous mettons en place les mesures appropriées pour assurer la minimisation des renseignements transmis et
leur sécurité.
Nous nous assurons de la présence d’obligations contractuelles rigoureuses afin que toute personne ayant accès à vos renseignements personnels offre une protection au moins égale à celle que nous vous offrons.
Dans le cours de nos activités, voici quelques exemples de tiers à qui la communication pourrait être effectuée :
• Au sein du Véloclub Saint-Hyacinthe;
• Aux personnes agissant en votre nom, pour votre compte ou à votre demande, comme un procureur ou un mandataire;
• À une personne liée aux produits que vous détenez;
• À des tribunaux, autorités ou organismes chargés d’appliquer la loi;
• À des fournisseurs de services informatiques et de bureau;
• À des fournisseurs de services professionnels comme des services juridiques, comptables ou de conseils;
• À des fournisseurs de services promotionnels et marketing, comme des plateformes de médias sociaux;
• À des tiers dans le cadre de transactions commerciales (ex. : un acquéreur potentiel);
• À toute autre personne autorisée à les recevoir.
Dans tous les cas, la communication se fait en respect de vos choix relatifs à votre consentement.
Le Véloclub Saint-Hyacinthe favorise la conservation ou l’accès à vos renseignements au Québec. Cependant, dans le monde d’aujourd’hui, nous faisons régulièrement appel à des fournisseurs ou à des partenaires situés à l’extérieur de nos frontières. Dans ces cas, il est possible que vos renseignements soient accessibles ou conservés à l’extérieur du Québec.
Qu’entendons-nous par ‘’consentement’’ et quels sont vos droits?
Nous obtenons généralement votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels lors de nos premiers échanges avec vous. Ce sera par exemple le cas lorsque vous nous appelez pour faire une demande d’adhésion, visitez nos sites Web ou répondez à un sondage.
Le consentement que vous fournissez varie toujours en fonction de la raison pour laquelle il vous est demandé et de la sensibilité des renseignements recueillis. Il peut être plus général ou plus concis, implicite ou explicite, pour une durée plus longue ou plus courte ou pour une ou plusieurs finalités.
Afin d’améliorer votre expérience, votre consentement ne sera pas redemandé lors de chaque interaction que nous avons. Cependant, nous le ferons de temps à autre au cours de notre relation d’affaires pour certains besoins particuliers ou pour utiliser vos renseignements pour d’autres raisons que celles initialement divulguées.
En tout temps, vous pouvez facilement modifier l’étendue de votre consentement en communiquant avec nous. Vos modifications seront en vigueur au plus tard 30 jours suivant votre demande.
Il est cependant possible que nous ayons à poser certains gestes sans votre consentement dans certaines situations exceptionnelles prévues par la loi. Voici quelques exemples de ces situations :
• Pour nous conformer à une ordonnance d’un tribunal ou à un ordre contraignant;
• En cas de situations d’urgence;
• Pour assister dans une enquête liée à une infraction pénale ou criminelle.
La durée des consentements que vous nous donnez varie en fonction des objectifs pour lesquels ils ont été donnés. Nous sommes en mesure de gérer l’ensemble des consentements que vous donnez, refusez ou modifiez. Nous conservons vos renseignements personnels selon les délais prescrits par la loi et nos outils internes.
Nous vous donnons le contrôle sur les renseignements personnels que nous détenons sur vous. C’est pourquoi le Véloclub Saint-Hyacinthe vous permet d’exercer les droits et choix suivants.
De nous fournir vos renseignements
Dans certains cas qui vous sont indiqués au moment de la collecte, vous pouvez vous abstenir de nous fournir les renseignements personnels que nous vous demandons. Cependant, la plupart des renseignements demandés sont requis en raison de nos obligations légales ou commerciales. Il est alors possible que votre refus affecte la prestation de nos services ou même la possibilité de faire affaire avec nous.
Droit de consentir à certaines utilisations ou de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, que celles-ci soient obligatoires ou facultatives. Si elles sont obligatoires, le retrait de votre consentement risque de mettre fin à notre relation d’affaires. Afin de vous donner plus de contrôle sur les utilisations facultatives que nous pouvons faire de vos renseignements personnels, lors de nos premiers contacts, nous vous offrons le choix de consentir à chacune des trois utilisations facultatives ci-dessous. Ces choix vous seront présentés à plusieurs reprises au cours de notre relation d’affaires.
• Pour vous transmettre des informations et des offres générales sur nos produits, activités et événements. Par exemple, vous pourriez recevoir des infolettres.
• Pour vous transmettre des offres et des recommandations personnalisées, basées sur vos besoins, comportements ou habitudes.
o Cette personnalisation s’effectue à l’aide des renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou que nous pouvons déduire sur vous, par exemple à l’aide des résultats d’études statistiques.
o Ces communications nous permettent de vous rejoindre directement en fonction de vos besoins et de vos champs d’intérêt afin de vous faire bénéficier pleinement de nos produits et services.
o Elles permettraient, par exemple, de vous solliciter pour la souscription à des produits bâtis sur mesure pour vous.
• Pour vous consulter sur divers sujets liés aux produits d’assurance qui pourraient vous intéresser. Par exemple, en vous demandant votre opinion sur les activités publiques du Véloclub Saint-Hyacinthe.
Les communications effectuées peuvent prendre toute forme, par exemple, un courriel ou une lettre postale.
Votre choix n’affectera pas non plus la qualité des conseils que vous recevrez de la part de nos représentants lors de la prestation de nos services.
Vous recevrez toujours des communications pour des raisons directement liées aux produits et services que vous détenez.
Droit d’accéder ou de consulter les renseignements que nous détenons
Vous pouvez consulter les renseignements personnels que nous détenons sur vous et en demander une copie, sauf dans certains cas particuliers prévus dans la loi.
Droit de faire cesser la diffusion de vos renseignements
Vous pouvez nous demander de cesser la diffusion de certains de vos renseignements personnels, à certaines conditions. Ce pourrait être le cas, par exemple, si vous avez participé à un concours ou si vous apparaissez distinctement sur une photo que nous avons publiée.
Droit de faire corriger, de mettre à jour ou de supprimer vos renseignements personnels
Si vos renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou équivoques ou si leurs collecte, communication ou conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez faire corriger, mettre à jour ou supprimer les renseignements personnels que nous détenons sur vous.
Comment exercer vos droits
Pour exercer l’un des droits ci-dessus, vous devez remplir le formulaire Formulaire des renseignements personnels et nous le transmettre.
Votre demande écrite sera traitée dans un délai de 30 jours. En cas de refus total ou partiel à votre demande, nous vous fournirons les motifs par écrit et exposerons les moyens à votre disposition pour contester la décision.
De quelle façon protégeons-nous vos informations?
Nous avons mis en place des mesures de sécurité rigoureuses et nous travaillons continuellement à les mettre à jour pour protéger vos renseignements :
• Délais de conservation limités
Vos renseignements sont conservés pour une durée nécessaire afin de vous offrir les produits et services dont vous bénéficiez et pour respecter nos obligations juridiques.
• Lieux de conservation
Nous faisons régulièrement affaire avec des fournisseurs de services pour héberger ou conserver vos renseignements personnels. Que vos renseignements soient hébergés dans notre environnement ou chez nos fournisseurs, nous nous engageons à exiger des mesures de sécurité équivalentes ou supérieures aux nôtres.
• Mesures de sécurité
Nous déployons des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives qui sont en constante évolution afin de réduire au maximum les possibilités d’accès, d’intrusion, de vol, de perte, d’utilisation ou de communication non autorisée à vos renseignements personnels.
Par exemple, nos environnements sont protégés par diverses couches de protection, un système de gestion des accès est mis en place, des systèmes de surveillance permettent de détecter les activités suspectes, un chiffrement de données est utilisé, le personnel est constamment formé et nos procédures sont continuellement révisées pour nous améliorer.
De plus, lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires et arrivent à la fin de leur vie utile, nous utilisons des méthodes permanentes et irréversibles de destruction. Nous exigeons des techniques équivalentes chez nos fournisseurs.
Quand cette Politique peut-elle être modifiée?
De temps à autre, nous pouvons modifier cette Politique. Dans une telle situation, un avis sera publié sur notre site Web. Vos choix en matière de consentement ne seront pas modifiés par ces changements.
Nous joindre
Si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec nous à info@veloclubsh.com